Digitalisaatiosta apua työhyvinvointiin ja työprosesseihin

KevanLinkki avautuu uudessa välilehdessä rahoittamalla hankkeella edistettiin työhyvinvointia ja työkykyjohtamista sekä uudistettiin työprosesseja ja toimintatapoja digitalisaation avulla

• Hankkeen nimi: Digitalisaatiosta apua työhyvinvointiin ja työkykyjohtamiseen sekä työprosessien ja toimintatapojen uudistamiseen
• Hankkeen ajankohta: 1.11.2023–31.12.2024

Hankkeen aikana Joensuun ev.lut. seurakuntayhtymässä kehitettiin ja otettiin käyttöön sähköinen ajanvarausjärjestelmä – asiointipalvelu – kasteiden, vihkimisten sekä diakonian ajanvarausten tekemiseen. Järjestelmä yhteensovittaa asiakkaan toiveet toimitusajankohdasta, mahdollisista henkilöistä, tiloista sekä tarvittavista työntekijöistä. Järjestelmä tukee työnjohtamista, työvuorosuunnittelua ja tasapuolistaa työkuormitusta.

Uuden järjestelmän avulla työkuormitusta saatiin tasattua hiukan työntekijöiden välillä, koska vapaita työntekijäresursseja on mahdollista hyödyntää kaikista Joensuun seurakuntayhtymän seurakunnista. Työntekijöiden ja tilojen yhteensovittaminen tapahtuu nyt digitalisaatiota hyödyntäen, mikä vähentää seurakuntasihteereiden manuaalista työtä.

Työkykyjohtaminen ja esihenkilötyö vahvistuivat, ja työn kuormitus tuli tasapuolisemmaksi. Sairauspoissaolojen seurantaan otettiin käyttöön uusi työkalu, jonka avulla esihenkilöt saavat sähköpostiherätteen sairauspoissaolorajojen ylittymisestä. Näin varhaisen tuen keskustelut tulevat nopeammin käyttöön ja työkuormitukseen voidaan puuttua varhaisemmassa vaiheessa.

Sihteereiden työ helpottui uuden Asiointipalvelun myötä. Puheluiden määrä vähentyi merkittävästi, mikä vähensi työn keskeytyksiä ja paransi työnhallintaa. Sihteerit voivat nyt hyödyntää samaa ajanvarausjärjestelmää myös puheluiden yhteydessä.

Seurakuntalaisten mahdollisuudet varata tiloja ja toimitusaikoja monipuolistuivat sähköisen alustan avulla. Verkkoympäristö luotiin seurakuntalaisten käyttöön, mikä paransi palveluiden saavutettavuutta ja helpotti varausten tekemistä.

Sihteerit, esihenkilöt ja työntekijät koulutettiin käyttämään digitaalista käyttöympäristöä. Uudesta toimintaympäristöstä viestittiin monipuolisesti, mikä tuki järjestelmän käyttöönottoa ja paransi työprosessien hallintaa.

Kehittämishankkeen avulla työprosessit ja toimintatavat uudistettiin vastaamaan paremmin organisaation tarpeita.